bantex.co.id – Dalam menjaga keberlanjutan dan efisiensi operasional, arsip menjadi pilar utama. Mereka adalah koleksi dokumen, rekaman, dan materi lain yang dijaga sebagai bukti atau referensi di berbagai lembaga dan organisasi. Namun, untuk memastikan arsip berfungsi optimal, pengelolaannya memegang peranan penting.
Jenis arsip berdasarkan fungsinya
Terbagi menjadi 3 macam :
- Arsip akti
Arsip aktif adalah arsip yang masih digunakan terus-menerus untuk kelangsungan pekerjaan.
- Arsip inaktif
Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun dan pengelolaannya oleh unit sentral dalam suatu organisasi atau instansi. - Arsip statis
Arsip statis adalah arsip yang tidak lagi digunakan terus-menerus bagi organisasi maupun instansi. Tapi, arsip statis ini digunakan untuk kepentingan masyarakat umum karena memiliki nilai kebangsaan dan digunakan sebagai referensi saja.
Jenis arsip berdasarkan sifatnya
Terbagi menjadi 3 macam :
- Arsip rahasia
Berisi informasi sensitif yang memerlukan tingkat keamanan tinggi. Biasanya terkait dengan keamanan nasional, privasi individu, atau rahasia bisnis penting.
- Arsip sangat penting
Dapat dijadikan alat pengingat dalam jangka panjang seperti naskah proklamasi atau keputusan hasil penelitian ilmiah. - Arsip tidak penting
Arsip yang hanya memiliki nilai informasi seperti surat undangan atau pemberitahuan.
Jenis arsip berdasarkan bentuk
Terbagi menjadi 2 macam :
- Arsip fisik
Arsip yang berwujud fisik seperti dokumen kertas, foto, atau benda fisik lainnya. Perlunya perawatan khusus dan sistem pengindeksan yang baik agar dapat dengan mudah ditemukan.
- Arsip digital
Dokumen yang dibuat atau disimpan dalam format digital. Pengelolaannya melibatkan keamanan penyimpanan, backup rutin, dan kebijakan keamanan informasi.
Dalam pengelolaan arsip di jaman sekarang diperlukan integrasi antara arsip fisik dengan arsip digital. Bantex Hybrid e-Filling merupakan solusi yang tepat dalam mengintegrasi pengarsipan fisik dan digital di perusahaan, sekolah hingga rumah dengan lebih praktis. Konsultasikan kepada kami untuk pengarsipan yang lebih efisien!
