Contact Us   |   Download   |   Forum
Please select a page for the Contact Slideout in Theme Options > Header Options

Memilih Sistem Pengarsipan Yang Tepat

Home Forum All about Arsip Memilih Sistem Pengarsipan Yang Tepat

  • This topic is empty.
Viewing 1 post (of 1 total)
  • November 26, 2019 at 9:50 am #20530

    Deprecated: wp_make_content_images_responsive is deprecated since version 5.5.0! Use wp_filter_content_tags() instead. in /home2/bant3xc/public_html/wp-includes/functions.php on line 4777

    Memilih Sistem Pengarsipan Yang Tepat

    Assosiation Records Managers and Administrators (ARMA) dalam Read and Ginn (2010) mempublikasikan tiga sistem penyimpanan arsip (filing system), yaitu: alphabetic, numeric, and subject filing systems. Read and Ginn (2010) dan Albert C. Fries et. All (1962) melengkapinya geographical filing system, dan Anna L. Eckersley-Johnson (1983) dengan chronological filing system. Sehingga hingga sekarang kita mengenal lima macam sistem penyimpanan arsip, yaitu: alphabetic, numeric, subject, geographical dan chronological filing system.

    1. Penyimpanan sistem abjad (alphabetic filing system), yaitu sistem penyimpanan atau penataan arsip berdasarkan abjad, disusun mulai huruf A sampai dengan Z. Dalam penyusunannya, arsip-arsip disusun berdasarkan huruf pertama dari nama orang atau organisasi, instansi, lembaga, kantor atau perusahaan yang sudah diindeks.
    2. Penyimpanan sistem masalah (subject filing system), yaitu sistem penyimpanan atau penataan arsip berdasarkan pokok permasalahan dalam arsip, dimana arsip diklasifikasikan berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan. Masalah-masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu subjek yang disusun dalam suatu daftar yang bernama daftar indeks. Oleh karena itu dalam penataan arsip berdasarkan sistem masalah, perlu dipersiapkan lebih dulu daftar indeks masalah.
    3. Penyimpanan sistem wilayah (geographical filing system), yaitu sistem penyimpanan atau penataan arsip berdasarkan letak wilayah dengan berpedoman kepada daerah, kota, negara, atau nama wilayah lainnya, tertentu sebagai pokok permasalahannya.
    4. Penyimpanan sistem kronologis/tanggal (chronological filing system), yaitu sistem penyimpanan atau penataan arsip berdasarkan urutan waktu/kronologis dari tanggal, bulan dan tahun penerimaan arsip. Tanggal yang dijadikan pedoman (sebagai kode) adalah tanggal datangnya surat.
    5. Penyimpanan sistem nomor (numerical filing system), yaitu sistem penyimpanan atau penataan arsip berdasarkan nomor, dimana arsip dikelompokkan berdasarkan permasalahan dan kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu. Metode penomoran dalam numerical filing system menurut Read and Ginn (2010) meliputi: consecutive numbering, nonconsecutive numbering, dan other numeric coding systems.

    Berdasarkan kelima macam sistem pengarsipan di atas, pertanyaan yang kemudian muncul adalah manakah sistem yang paling baik? Ukuran baik dalam pengelolaan arsip adalah yang dapat memberikan nilai efektivitas dan efisiensi tinggi bagi organisasi. Berikut beberapa pertimbangan dalam memilih sistem pengarsipan yang tepat, antara lain:

    1. Pilihlah sistem pengarsipan yang sesuai dengan karakteristik arsip yang dimiliki oleh organisasi. Karakteristik arsip yang dimaksud adalah meta data berupa informasi yang ada pada arsip dengan merujuk pada tugas pokok dan fungsi organisasi. Kesamaan karakteristik pada sistem pengarsipan dan arsip yang dimiliki organisasi akan memudahkan dalam penataan dan pemanfaatan arsip tersebut.
    2. Pilihlah sistem pengarsipan yang dapat menjamin keamanan informasi arsip. Oleh karena itu setiap arsip perlu dikaji bobot informasinya, semakin penting suatu arsip maka pilihlah sistem yang paling tinggi tingkat keamanan atau perlindunganya terhadap arsip.
    3. Pilihlah sistem pengarsipan yang dapat memberikan kemudahan dalam pengelolaanya. Tujuan penataan arsip adalah untuk memberikan kemudahan dalam pengunaan dan pemeliharaan arsip, oleh karena itu pilihlah sistem yang dapat memberikan kemudahan ketika memanfaatkannya. Semakin mudah berarti memberikan nilai efektifitas dan efisiensi yang tinggi bagi organisasi.

    Semoga bermanfaat…

    Oleh:   SAMBAS ALI MUHIDIN

Viewing 1 post (of 1 total)

You must be logged in to reply to this topic.

× Hallo, ada yang bisa kami bantu?