Contact Us   |   Download   |   Forum
Please select a page for the Contact Slideout in Theme Options > Header Options

Instrumen Dasar Dalam Mengelola Arsip

Home Forum All about Arsip Instrumen Dasar Dalam Mengelola Arsip

  • This topic is empty.
Viewing 1 post (of 1 total)
  • November 26, 2019 at 9:47 am #20528

    Deprecated: wp_make_content_images_responsive is deprecated since version 5.5.0! Use wp_filter_content_tags() instead. in /home2/bant3xc/public_html/wp-includes/functions.php on line 4777

    Instrumen Dasar Dalam Mengelola Arsip

    Setiap organasasi tentu berkeingianan jika pengelolaan arsipnya dapat mempermudah aktivitas organisasi secara keseluruhan. Oleh karena itu setiap organisasi berupaya mencari cara agar pengelolaan arsipnya dapat dilakukan dengan baik. Beberapa upaya yang dilakukan misalnya, mengikutsertakan pegawainya dalam kegiatan pelatihan-pelatihan atau workshop tentang kearsipan, mengundang pakar untuk memberikan bimbingan teknis bagi pegawainya, dan menunjuk praktisi atau ahli untuk menata arsip langsung di organisasi atau perusahaannya.

    Upaya yang dilakukan oleh organisasi tersebut sudah sangat baik, namun demikian mengelola arsip tidak dapat dilakukan secara pragmatis karena memerlukan upaya yang sistematis dan terencana dalam mengelola sumber daya kearsipan yang tersedia, baik menyangkut manusia, sarana dan prasarana, pendanaan atau sistem kearsipan yang dibangun oleh organisasi tersebut. Salah satu upaya membangun sistem kearsipan yang baik oleh organisasi adalah menyiapkan atau membuat alat pengelolaan arsip yang tepat, sebagai pedoman dalam penyelenggaraan kearsipan, yang digunakan dalam proses penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip agar dapat dikendalikan secara efisien, efektif, dan sistematis.

    Alat atau instrumen dasar wajib yang dibutuhkan untuk mendukung pengelolaan arsip yang efektif dan efisien, sebagai syarat awal terciptanya pengelolaan arsip dengan baik, adalah:

    1. Tata naskah dinas. Tata naskah dinas merupakan instrumen yang dibutuhkan dalam menciptakan arsip yang baik, karena dapat menjamin keaslian (authenticity) arsip. Arsip yang asli adalah arsip yang memiliki struktur, isi, dan konteks yang sesuai dengan kondisi pada saat pertama kali arsip tersebut diciptakan, dan diciptakan oleh lembaga yang memiliki otoritas atau kewenangan sesuai dengan isi informasi arsip.
    2. Klasifikasi arsip. Klasifikasi arsip merupakan instrumen yang dibutuhkan dalam pemberkasan arsip yang dapat menjamin arsip disusun secara sistematis dan logis, sehingga memudahkan arsip ditata dengan baik. Pola klasifikasi arsip yang dibuat mengikuti sistem pengarsipan (Filing System) yang dipilih oleh organisasi sesuai dengan karakteristik arsip yang dimilikinya.
    3. Jadwal Retensi Arsip. Jadwal Retensi Arsip (JRA) merupakan instrumen yang menjadi dalam kegiatan penyusutan dan penyelamatan arsip. Di dalam JRA termuat jangka waktu penyimpanan arsip, jenis arsip, dan rekomendasi penetapan jenis arsip. Sehingga dengan JRA ini arsip-arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna (primer) bagi organisasi dapat dimusnahkan, dan arsip dapat dikelalo menjadi lebih efisien.
    4. Daftar klasifikasi keamanan dan akses arsip. Daftar klasifikasi keamanan dan akses arsip merupakan instrumen yang dibutuhkan dalam menjamin arsip, baik fisik maupun informasinya tetap utuh terjaga dari kemungkinan kerusakan, kehilangan atau kerugian yang diakibatkan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab dalam memanfaatkan arsip untuk hal-hal yang tidak baik. Oleh karena itu di dalam daftar klasifikasi keamanan dan akses arsip dibuat penggolongan atau pengkategorian arsip berdasarkan tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkan terhadap kepentingan dan keamaman negara, publik dan perseorangan, serta pengkategorian pengaturan ketersediaan arsip dinamis sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otoritas legal pencipta arsip untuk mempermudah pemanfaatan arsip.

    Semoga bermanfaat….

    Oleh:   SAMBAS ALI MUHIDIN

Viewing 1 post (of 1 total)

You must be logged in to reply to this topic.

× Hallo, ada yang bisa kami bantu?