Contact Us   |   Download   |   Forum
Please select a page for the Contact Slideout in Theme Options > Header Options

Arsip Sebagai Sistem Informasi

Home Forum All about Arsip Arsip Sebagai Sistem Informasi

  • This topic is empty.
Viewing 1 post (of 1 total)
  • November 26, 2019 at 9:39 am #20524

    Deprecated: wp_make_content_images_responsive is deprecated since version 5.5.0! Use wp_filter_content_tags() instead. in /home2/bant3xc/public_html/wp-includes/functions.php on line 4777

    Arsip Sebagai Sistem Informasi

    Dalam pengertian yang sederhana, arsip diartikan sebagai catatan tertulis yang disimpan, baik catatan tertulis yang diterima atau dibuat oleh organisasi. Jika setiap orang memahami konsep arsip sesederhana itu, maka dipastikan akan kesulitan dalam mengelola arsip secara efektif dan efisien. Deangan demikian, pemahaman orang terhadap konsep arsip ini berkorelasi positif dengan cara memperlakukan arsip. Apabila kurang lengkap dalam memahami konsep arsip, maka akan kurang tepat pula dalam mengelola arsip. Oleh karena itu perlu pemahaman yang mendalam tentang arsip, tidak hanya pengertiannya, tetapi juga bagaimana fungsi arsip bagi organisasi.

    Dalam praktik pengelolaan arsip, misalnya, masih banyak ditemukan para praktisi/pengelola arsip organisasi mengalami kesulitan dalam mengelola, seperti arsip hilang, dan sukar ditemukan atau memerlukan waktu yang lama untuk menemukan kembali arsip diperlukan. Contoh yang paling umum ditemukan adalah menyimpan arsip berdasarkan kelompok arsip masuk dan arsip keluar. Kegiatan menyimpan arsip dengan cara mengelompokan arsip masuk dan arsip keluar, sangat beresiko pada waktu penemuan kembali arsip menjadi lama atau tidak efisien. Selain itu informasi yang dibutuhkan menjadi tidak lengkap, hal ini bisa terjadi karena satu informasi yang sama tersimpan pada kelompok surat masuk dan surat keluar. Padahal informasi yang dibutuhkan harus lengkap menceritakan dari awal sampai akhir kegiatan, dan informasi yang lengkap sangat dibutuhkan oleh pimpinan organisasi untuk membuat keputusan atau kebijakan organisasi.

    Sekaitan hal tersebut, Dick Weisinger (2011) menyebutkan: “A document is recorded information or an object which can be treated as a unit. In short, records are a subset of all documents that enter or that have been created within an organization. Records are that group of documents which contain information about the actions, decisions, and operations that have occurred in the organization.” Kalimat terakhir “records are that group of documents…” menunjukan bahwa arsip harus terkumpul sesuai dengan masalah yang sama karena akan memudahkan pimpinan organisasi untuk mengambil keputusan dengan tepat dan cepat. Bahkan dalam Undang-Undang No. 43 Tahun 2019 tentang Kearsipan, “Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.” Kata “rekaman kegiatan atau peristiwa” memberikan pemahaman bahwa arsip harus dapat menceritakan sebuah kegiatan atau peristiwa dari awal sampai akhir, secara lengkap atau komprehensif, sehingga akan memudahkan pihak-pihak yang membutuhkan dalam memahami satu kegiatan atau peristiwa tadi.

    Berdasarkan paparan di atas dapat diambil kesimpulan bahwa arsip harus dipahami sebagai satu kesatuan informasi, oleh karena itu para pengelola arsip harus mengupayakan arsip dikelola berdasarkan satu informasi yang sama, baik kesamaan series, rubrik atau dosier, sehingga menjadi sistem informasi kearsipan yang efektif bagi organisasi.

    Semoga bermanfaat…

    Oleh: Dr. SAMBAS ALI MUHIDIN, M.Si.

Viewing 1 post (of 1 total)

You must be logged in to reply to this topic.

× Hallo, ada yang bisa kami bantu?